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    共享個人文件,賬號間自如共享、跨部門協同
    燕麥云   2017-07-19

    日常工作中,我們常常需要調動內外部資源或聯合內外部人員形成一個項目組或工作組,專項推進某些工作。負責人會創建一個項目QQ群或微信群供成員交流討論、共享文件資料。但時常會因信息過載,文件會被沖散在信息流中,造成文件錯漏、版本難于歸檔,影響工作進度。

    在燕麥云,通過“個人文件共享”功能,每個成員都可自由地共享個人文件給內部同事,建立項目協作文件夾,實現集中的項目文件管控、跨部門的項目文件共享與協同。功能特性包括:

    1. 無需授權,每個成員都可自由共享個人文件(夾)給其他成員。
    2. 可設置共享成員操作權限。根據組員在項目中的職責給予不同的共享權限。共享權限分為:只讀,只能預覽或下載文件;全部,擁有全部操作權限。
    3. 個人共享文件夾內容的實時更新提醒。共享文件夾內存在文件更新時,包括新文件上傳、文件被修改、刪除等,系統會自動通知共享成員,所有共享成員可及時獲悉文件變動。
    4. 在線編輯,通過Windows客戶端或Mac客戶端可直接編輯共享文件夾內的文件,同步更新內容到云端,免去每次修改文件后都需要重新上傳的繁瑣,同時還能備份文件的歷史版本,更加安全高效地協同共享文件。

    以燕麥云官網發布“燕麥課堂”為例。燕麥課堂的上線涉及到四個部門的工作協同:產品部門出臺整體方案、設計部門負責頁面設計、開發部門制作并發布站點、運營部門采編內容。因此,燕小麥作為這項工作的負責人創建了“燕麥課堂”的個人文件夾并共享給相關部門同事,一起共享和協同燕麥課堂的工作文件。請看下面的詳細操作方法:

    從燕麥云網頁端/Windows端共享個人文件:

    共享個人文件給其他成員:

    進入個人文件,選中要共享的文件夾,點擊【共享】按鈕,選擇共享成員,設置共享成員的操作權限(只讀或全部),點擊確定,共享成功。被成功共享的個人文件下方會有“WiFi信號”標記。

    備注:下圖為網頁端操作實例,Windows端界面布局與操作方法與網頁端一致。

    共享成員查看個人共享文件:

    直接在【個人文件】中查看獲得共享授權的個人共享文件夾,圖標為綠色;也可以點擊“共享給我”頁簽過濾出所有其他成員共享給“我”的個人文件,如果被授權了“全部”共享權限時可以對共享文件夾內的文件進行所有文件操作。

    查看個人共享文件的動態:

    點擊左側菜單【文件動態】進入“共享動態”頁簽,查看所有個人共享文件的動態:

    • 所有其他成員共享給我的個人文件通知。
    • 共享的個人共享文件操作動態,共享的個人文件被編輯、刪除或文件夾內有新增文件時,系統會實時推送此操作動態。

    管理共享成員或取消共享個人文件:

    在個人文件中,選擇我已共享給其他成員的個人文件(夾),頂部操作菜單中點擊“編輯共享”按鈕,打開共享管理頁面:

    • 管理共享成員:添加授權成員,加入新的成員一起共享;刪除授權成員,選中授權成員刪除其共享授權;或變更授權成員的共享權限。
    • 取消共享,取消該個人文件的共享,取消后該個人文件不再顯示在其他成員的個人文件。

     

    從燕麥云手機客戶端共享個人文件:

    共享個人文件給其他成員:

    點擊底部“個人”主導航,選擇要共享的個人文件(夾),點擊【共享】按鈕,選擇共享成員,設置共享成員的操作權限(只讀或全部),點擊確定,共享成功。被成功共享的個人文件下方會有“WiFi信號”標記。

    手機端設置共享權限時,如選擇了多個賬號,設置的共享權限同時對這多個賬號生效;需對賬號設置不同共享權限時需單獨選中這個賬號設置。

    備注:下圖為iPhone端操作實例,Android端界面布局與操作方法與iPhone端一致。

     

    共享成員在手機端查看個人共享文件:

    直接在個人文件的全部頁簽中查看獲得共享授權的個人共享文件,圖標為綠色;也可以點擊“共享給我”頁簽過濾出所有其他成員共享給“我”的個人文件。

     

    在手機端查看個人共享文件的動態:

    點擊底部“動態”主導航,進入“共享動態”頁簽,查看所有個人共享文件的動態:

    • 所有其他成員共享給我的個人文件通知。
    • 共享的個人共享文件操作動態,共享的個人文件被編輯、刪除或文件夾內有新增文件時,系統會實時推送此操作動態。

     

    從燕麥云Mac客戶端共享個人文件:

    共享個人文件給其他成員:

    進入個人文件,選中要共享的個人文件(夾),點擊【共享】按鈕,選擇共享成員,設置共享成員的操作權限(只讀或全部),點擊確定,共享成功。被成功共享的個人文件下方會有“WiFi信號”標記。

     

    共享成員查看個人共享文件:

    直接在【個人文件】中查看獲得共享授權的個人共享文件夾,圖標為綠色;也可以點擊“共享給我”頁簽過濾出所有其他成員共享給“我”的個人文件,如果被授權了“全部”共享權限時可以對共享文件夾內的文件進行所有文件操作。

     

    查看個人共享文件的動態:

    點擊左側菜單【文件動態】進入“共享動態”頁簽,查看所有個人共享文件的動態:

    • 所有其他成員共享給我的個人文件通知。
    • 共享的個人共享文件操作動態,共享的個人文件被編輯、刪除或文件夾內有新增文件時,系統會實時推送此操作動態。

     

     

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