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    掃描文件,將紙質文件電子化永久保存、靈活運用
    燕麥云   2017-07-25

    盡管辦公自動化已相當普及,在企業運營中還是不可避免的需要大量的紙質文件往來,如業務往來的各類合同、票據、單證;各類工作記錄、生產管理記錄、質量管理記錄,等等。

    我們都知道限于紙質文件的物理特性,對紙質文件長期安全保存和有效利用是件相當嚴肅而科學的事情:

    • 需要專門的空間去歸檔存放它們,隨著文件數量的增加需要不斷擴容空間;
    • 需要特別注意防水、防火、防蟲等等;
    • 需要科學的分類,甚至專人管理,以便后續的查閱調用。

    作為專業的企業文件數據管理者,燕麥云深感有責任有義務去幫助用戶來安全保管這些紙質文件,并且利用云端文件數據管理平臺的優勢幫助企業靈活運用、高效流轉這些紙質文件。因此,我們特別推出了“文件掃描”功能。

    文件掃描功能介紹:

    文件掃描功能是什么?

    文件掃描功能集成在燕麥云手機端,在燕麥云APP通過手機攝像頭掃描紙質文件,將一頁或多頁紙質文件掃描保存為一個pdf格式的電子文檔保存在燕麥云內。

    使用文件掃描功能可以做什么?

    通過手機端掃描將紙質文件電子化保存在燕麥云后,可以:

    1. 不占用物理空間,不擔心災害影響,在燕麥云內永久安全保存這些文件。
    2. 幫助企業保護重要文件、沉淀經營數據,形成數據資產。
    3. 通過燕麥云的企業文件管控功能安全共享和協同這些文件。
    4. 隨時隨地快速查詢、調閱這些文件。
    5. 將紙質文件(如新簽的銷售合同)掃描為電子文檔,協同文件審批功能,提交給上級領導審批,讓紙質文件突破物理特性和地域限制,在線高效流轉。

    從燕麥云手機端掃描文件

    下面,我們以iPhone端操作為例(Android端界面布局與操作方法與iPhone端一致),來了解如何通過燕麥云手機端把紙質文件掃描為電子文檔。

    第一步:選擇文件保存的云端位置,并掃描文件

    首先我們需要在燕麥云內選擇一個保存掃描文檔的位置,如進入一個擁有上傳權限的企業文件夾或個人文件夾。再點擊APP右上角“+”加號按鈕,點擊“掃描”。

     

    第二步:對紙質文件進行拍照轉化為電子文檔

    將手機鏡頭對準紙質文件,拍取文件內容,可拍攝多張照片。如果對拍照的照片不滿意,點擊左下角回看,選擇刪除,拍照結束后點擊完成,進入編輯頁面。

     

    第三步:編輯拍取的圖片,生成pdf格式掃描文檔

    對已經拍取的圖片編輯,支持調整邊距、清晰度,對圖片進行排序或添加新圖片,生成pdf預覽。完成以上編輯調整工作后,點擊確認自動生成pdf格式的掃描文檔并上傳到保存的位置。

     

    如下圖所示,已上傳到指定位置的掃描文檔(可按需重命名文件名稱):

     

    從電腦上添加掃描文檔

    除了使用燕麥云手機端的文件掃描功能直接生成電子文檔,您也可以將紙質文件通過其它掃描設備,如掃描儀、高拍儀轉化為電子文檔保存到燕麥云的相關文件夾內存儲和使用。

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